Eine erfolgreiche Eventlocation zeichnet sich durch ein paar grundlegende Eigenschaften aus: eine ansprechende Lage, gute Erreichbarkeit, die passende Größe für verschiedene Veranstaltungsformate. Fast genauso wichtig für den Erfolg sind jedoch auch die sogenannten ‚weichen Faktoren‘ – also eben die, die nicht beim ersten Blick auf die Website des Venues erkannt werden können. Oder doch? Was macht eine Eventlocation in den Augen des Kunden zum place to be?
Hochwertiges Foto- und Videomaterial
Der erste Eindruck zählt – und oft entsteht dieser durch den Blick auf Fotos und Videos, die auf der Website der Location ausgestellt werden. Diese sollten nicht nur möglichst hochwertig sein, sondern das Venue auch authentisch vermarkten. Wenn die Location für verschiedene Anlässe buchbar ist (z.B. Tagungen und Hochzeiten), ist es außerdem vorteilhaft, die möglichen Kulissen bildlich darzustellen.
Ansprechendes Webdesign
Ein ansprechendes Webdesign besteht jedoch aus mehr als hochwertigen Fotos und einem hübschen Layout. Eine erstklassige Website sollte nicht nur zeigen, dass hier fähige Fotografen und Webdesigner am Werk waren – stattdessen sollte schon der Onlineauftritt zum Ausdruck bringen, dass den Betreibern eine optimale Kundenerfahrung am Herzen liegt. Zu diesem Zweck sollte die User Experience und eine intuitive Bedienung der Website bei der Erstellung an erster Stelle stehen.
Gleichzeitig sollte sich die digitale Präsenz der Location nicht nur auf eine eigene Website beschränken. Entsprechende Profile auf Social Media gewinnen vor allem bei der jüngeren Generation zunehmend an Bedeutung. Darüber hinaus kann sich auch die Kooperation mit Eventfirmen und ein entsprechendes Profil auf der Website des Unternehmens positiv auf die digitale Reichweite auswirken.
Digital denken
Eine Umfrage aus dem Jahr 2020 zeigte, dass nach wie vor 20 Prozent aller Hotel- und Gastronomieunternehmen mit einem Buch- oder Wandkalender arbeiten, statt ein digitales Modell zu verwenden. Und dass, obwohl schon mehrfach belegt werden konnte, dass analoge Planer den Planungsprozess stark verlangsamen und so auf lange Sicht zu Umsatzeinbußen führen können.
Auch wenn digitale Prozessoptimierungen im ersten Moment vor allem aufwändig klingen – sind diese einmal implementiert, erleichtern sie das Tagesgeschäft nachhaltig und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
Darüber hinaus zeigen aktuelle Studienergebnisse, dass Entscheidungen heutzutage viel häufiger digital getroffen werden. Zukunftsorientierte Eventlocation-Betreiber machen sich diese Entwicklung zunutze; beispielsweise, indem sie ihren Kunden mithilfe von 360-Grad-Rundgängen ein realistisches Bild der Location vermitteln und so ganz neue potenzielle Zielgruppen erschließen.
Persönliche Beratung
Doch auch, wenn dem digitalen Auftritt immer mehr Bedeutung zukommt, darf die persönliche Beratung potenzieller Kunden nicht zu kurz kommen. Nicht selten sind der persönliche Kontakt und die Qualität der Beratung ausschlaggebend dafür, ob ein Kunde die Location tatsächlich bucht. Besonderen Wert legen Kunden Umfragen zufolge auf eine vorausschauende Unterstützung, bei der Kundenwünsche realistisch geprüft und gegebenenfalls angemessene Alternativen vorgebracht werden.
Maßstabsgetreue, korrekte Pläne der Eventlocation
Häufig möchten Kunden im Rahmen ihrer Veranstaltung Banner, Aufsteller oder andere Elemente in der anvisierten Location aufstellen. Um die Gestaltung des Venues korrekt planen zu können, werden häufig genaue Pläne der Location benötigt. Diese liegen in vielen Fällen nicht vor oder werden dem Kunden nicht angeboten.
Natürlich ist eine persönliche Besichtigung der Anlage oder eine Begehung mit dem Aussteller die sicherste Methode, wenn es um die Ausstellungsplanung geht. Viele Kunden schätzen jedoch proaktive Unterstützung durch den Location-Betreiber. Bevor eine On-Site-Inspection angeboten wird, sollten deshalb auf Nachfrage immer erst maßstabsgetreue und vor allem vollständige Maßstäbe angeboten werden – idealerweise in digitaler Form.
Abteilungen arbeiten zusammen
Je größer eine Eventlocation ist, desto ausgeprägter ist in der Regel auch das Silo-Denken der jeweiligen Abteilungen. Doch wenn jede Abteilung nur darauf bedacht ist, die eigenen Abläufe zu perfektionieren, kann die Zusammenarbeit schnell darunter leiden. Dieses Phänomen sollte Location-Betreibern bekannt sein und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. In einer wirklich erstklassigen Location bemerkt der Kunde von außen keine abgegrenzten, internen Silos. Denn: hier arbeiten alle Abteilungen Hand in Hand auf ein gemeinsames Ziel hin und die Expertise der einzelnen Bereiche wird für den Kunden durch den Eventmanager gebündelt.
Keine überraschenden Kosten
Natürlich spielt der Preis bei der Buchung einer Location eine große Rolle. Viele Anbieter greifen aus diesem Grund in die Trickkiste, um beim Kunden den Eindruck eines besonders guten Preis-Leistungs-Verhältnisses zu erwecken. So werden auf der Website beispielsweise die hochwertigen Lounge-Möbel angeboten und dabei verschwiegen, dass für die Nutzung derselbigen Miete erhoben wird. Solche Strategien funktionieren vielleicht kurzfristig – schaden jedoch langfristig der Kundenbeziehung. Einen deutlich seriöseren Eindruck erwecken Betreiber mit einem transparenten Komplettangebot, bei dem Preise für Aspekte wie Möbel oder Stellfläche spätestens bei der konkreten Buchungsanfrage sichtbar gemacht werden.